Visti e requisiti d'ingresso 2025-2026: come cambiano le pratiche per le agenzie con l'EES operativo e l'ETIAS in arrivo
L'Europa ha avviato due dei cambiamenti più significativi nella gestione degli ingressi nell'area Schengen degli ultimi vent'anni. L'Entry/Exit System (EES) — il sistema automatizzato di registrazione biometrica degli ingressi e delle uscite dei cittadini di Paesi terzi — è operativo dal 12 ottobre 2025 ed è entrato a pieno regime il 10 aprile 2026. L'ETIAS (European Travel Information and Authorisation System), obbligatorio per i viaggiatori esenti da visto, diventerà invece operativo nell'ultimo trimestre del 2026. Entrambi i sistemi cambiano in modo sostanziale il quadro procedurale che le agenzie di viaggio e i tour operator italiani devono comunicare ai propri clienti.
Fino a poco tempo fa, un cittadino statunitense, canadese, australiano o di altri Paesi con accordo di esenzione dal visto entrava nello spazio Schengen con il solo passaporto, senza pre-autorizzazione elettronica e senza registrazione biometrica. Con l'introduzione di EES e ETIAS, questo scenario cambia radicalmente. Le implicazioni operative per chi organizza viaggi incoming o outbound con componente estera sono dirette e non trascurabili.
Cos'è l'EES e cosa prevede concretamente
L'Entry/Exit System è un sistema informatico dell'Unione Europea che registra automaticamente i dati biometrici — impronte digitali e immagine facciale — dei cittadini di Paesi terzi ogni volta che attraversano una frontiera esterna Schengen. Sostituisce il tradizionale timbro sul passaporto con una registrazione digitale centralizzata.
I dati raccolti comprendono: nome, tipo di documento di viaggio, dati biometrici e date di ingresso e uscita. L'obiettivo principale è rilevare automaticamente i cosiddetti "overstayer", ovvero chi rimane oltre i 90 giorni consentiti nel periodo di 180 giorni — la regola da tempo in vigore ma difficilmente verificabile senza un sistema digitale.
Chi è soggetto all'EES:
- Cittadini di Paesi terzi esenti da visto (USA, Canada, Australia, Giappone, UK, e altri)
- Titolari di visto Schengen a breve termine
Chi è escluso:
- Cittadini UE e dei Paesi SEE
- Titolari di permesso di soggiorno UE o di visto per soggiorni lunghi (D)
- Frontalieri con accordi specifici
Il sistema è stato sviluppato e gestito da eu-LISA, l'agenzia UE per i sistemi IT nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia. Avviato il 12 ottobre 2025 con un periodo di transizione di sei mesi durante il quale gli Stati membri lo hanno introdotto progressivamente ai propri valichi, è diventato pienamente operativo il 10 aprile 2026: da quella data il timbro manuale sul passaporto è definitivamente abolito e sostituito dalla registrazione elettronica.
Cos'è l'ETIAS e chi deve richiederlo
L'ETIAS è un'autorizzazione elettronica di viaggio — simile nell'impostazione all'ESTA americano o all'eTA canadese — che diventerà obbligatoria nell'ultimo trimestre del 2026 per i cittadini di 59 Paesi e territori esenti da visto che intendono entrare nello spazio Schengen per soggiorni brevi (fino a 90 giorni in 180).
La richiesta si effettuerà esclusivamente online, prima della partenza, attraverso il portale ufficiale ETIAS (travel-europe.europa.eu). Il costo è fissato a 20 euro; alcune categorie di viaggiatori — tra cui i minori di 18 anni e gli over 70 — sono esentate dal pagamento ma devono comunque presentare la domanda. L'autorizzazione, se approvata, è valida tre anni o fino alla scadenza del passaporto (se precedente) e permette soggiorni multipli.
Il processo di approvazione è nella grande maggioranza dei casi automatico e avviene entro pochi minuti. Tuttavia, in una quota di domande che generano una corrispondenza nelle banche dati di sicurezza, la pratica viene inviata a una verifica manuale: in questo caso la decisione arriva entro 96 ore. Se vengono richieste informazioni o documentazione aggiuntiva, il termine può estendersi fino a 14 giorni; nei casi eccezionali in cui il richiedente venga convocato a un colloquio, fino a 30 giorni.
Paesi soggetti all'ETIAS che generano volumi significativi per le agenzie italiane:
- Stati Uniti
- Canada
- Australia e Nuova Zelanda
- Regno Unito
- Giappone e Corea del Sud
- Brasile, Argentina, Colombia
Va precisato che i cittadini britannici sono soggetti all'ETIAS in quanto il Regno Unito, dopo la Brexit, è a tutti gli effetti un Paese terzo rispetto allo spazio Schengen. Questo ha un impatto diretto su tutti i prodotti turistici incoming dal mercato UK.
Perché il tema è rilevante per agenzie e tour operator italiani
L'impatto operativo è duplice: riguarda sia l'incoming (gruppi o FIT stranieri organizzati da operatori italiani) sia i clienti italiani che organizzano soggiorni in Paesi non Schengen con flussi riceventi da Paesi terzi.
Obblighi informativi verso i clienti
Con l'operatività dell'ETIAS (ultimo trimestre 2026), le agenzie di viaggio che vendono pacchetti o singoli servizi a cittadini di Paesi terzi soggetti all'autorizzazione avranno un obbligo informativo chiaro: il cliente deve sapere che senza ETIAS valido non potrà imbarcarsi. I vettori aerei sono tenuti a verificare l'autorizzazione prima dell'imbarco, esattamente come avviene oggi con l'ESTA negli USA.
La responsabilità dell'agenzia in termini legali non è equiparabile a quella per il visto (che rimane a carico del viaggiatore), ma sotto il profilo della tutela contrattuale e reputazionale, un cliente che perde il volo per mancanza di ETIAS rappresenta un problema concreto. Il Codice del Turismo e la normativa sui pacchetti turistici (Direttiva UE 2015/2302, recepita con D.Lgs. 62/2018) prevedono che l'organizzatore fornisca informazioni complete prima della conclusione del contratto, incluse quelle relative a "documenti di viaggio e formalità doganali".
Aggiornare le checklist documentali pre-partenza e i template contrattuali con riferimento esplicito all'ETIAS è, in questa fase, una misura preventiva indispensabile.
Nota sul ruolo delle agenzie nella richiesta ETIAS: il regolamento ETIAS prevede che intermediari commerciali possano presentare la domanda per conto del viaggiatore. È tuttavia fondamentale affidarsi a canali ufficiali (il sito travel-europe.europa.eu) o operare con piena trasparenza verso il cliente, che resta in ogni caso il titolare dell'autorizzazione e responsabile della correttezza dei dati dichiarati.
Impatto sui tempi ai confini e sulla pianificazione dei trasferimenti
L'introduzione dell'EES modifica i tempi di attraversamento delle frontiere esterne Schengen. La raccolta biometrica al primo ingresso, per chi non è ancora registrato nel sistema, richiede un tempo aggiuntivo stimato. Per un gruppo di 40 persone di nazionalità extra-UE che arriva su un volo charter, questo si traduce in attese significative.
I principali aeroporti europei — tra cui Roma Fiumicino e Milano Malpensa — hanno installato chioschi automatici per la pre-registrazione biometrica. Il sistema è ormai a pieno regime, ma per i gruppi numerosi e per gli hub con traffico elevato i tempi ai varchi rimangono un elemento da pianificare con attenzione.
Per le agenzie che gestiscono gruppi incoming con coincidenze aeree o connessioni terra-mare, il suggerimento operativo è di mantenere buffer adeguati nei programmi, in particolare per arrivi in orari di punta e per passeggeri al primo ingresso nel sistema EES.
Conseguenze per i prodotti destinati al mercato UK
Il mercato britannico è uno dei principali generatori di turismo incoming verso l'Italia. Con l'ETIAS obbligatorio anche per i cittadini UK, i tour operator italiani che distribuiscono prodotti attraverso intermediari britannici o che gestiscono gruppi in arrivo dal Regno Unito dovranno aggiornare la comunicazione pre-arrivo. Molti viaggiatori UK non sono ancora consapevoli del cambiamento: fino alla Brexit, entravano in Italia come cittadini UE.
La finestra fino a 30 giorni per le verifiche nei casi eccezionali — pur marginale in termini statistici — è un elemento da considerare nella pianificazione delle comunicazioni pre-viaggio. Per i pacchetti all-inclusive con componente UK, inserire un promemoria ETIAS nelle comunicazioni di conferma prenotazione (idealmente 3-4 settimane prima della partenza) è una prassi che diversi operatori internazionali stanno già adottando in previsione dell'avvio del sistema.
Cosa cambia operativamente: lista di controllo per le agenzie
L'avvio di EES e ETIAS non impone nuovi adempimenti burocratici diretti alle agenzie di viaggio italiane, ma richiede una revisione di processi interni che spesso non vengono aggiornati con sufficiente tempestività.
1. Aggiornare la documentazione pre-contrattuale I fogli informativi e i contratti di pacchetto devono includere un riferimento esplicito all'obbligo ETIAS per le nazionalità soggette. Non è sufficiente il generico riferimento a "documenti di viaggio": il cliente deve essere informato per nome del sistema, del costo e delle tempistiche.
2. Aggiornare le checklist pre-partenza Le comunicazioni automatiche o manuali ai clienti — tipicamente inviate 7-14 giorni prima della partenza — devono includere la verifica della validità dell'ETIAS (o dell'ESTA, dell'eTA, a seconda della destinazione), con link diretto al portale ufficiale travel-europe.europa.eu.
3. Rivedere i timing dei programmi con componente incoming extra-UE Per tour con gruppi di nazionalità extra-UE in ingresso in area Schengen, mantenere buffer adeguati ai varchi di frontiera, in particolare per i passeggeri al primo ingresso nel sistema EES.
4. Formare il personale Agenti e consulenti devono essere in grado di rispondere con precisione alle domande dei clienti su EES e ETIAS. Confondere i due sistemi — o fornire informazioni imprecise sulle nazionalità escluse o sui costi — genera problemi operativi e contenziosi.
5. Monitorare le date di attivazione dell'ETIAS L'ETIAS è previsto per l'ultimo trimestre del 2026 ma la data esatta verrà comunicata dall'UE con diversi mesi di anticipo. Fare riferimento al portale ufficiale travel-europe.europa.eu e agli aggiornamenti IATA Travel Centre per le informazioni aggiornate.
Il quadro normativo di riferimento e le risorse ufficiali
Il regolamento EES è il Regolamento (UE) 2017/2226, modificato dal Regolamento (UE) 2021/1134. Il regolamento ETIAS è il Regolamento (UE) 2018/1240. Entrambi sono accessibili sul portale EUR-Lex.
Per le agenzie associate ad ASTOI o FIAVET, le rispettive associazioni stanno predisponendo materiali informativi aggiornati. ECTAA — la confederazione europea delle agenzie di viaggio — ha pubblicato posizioni ufficiali sull'impatto operativo dei due sistemi per il trade, con richiesta di un periodo di rodaggio adeguato e di comunicazione istituzionale chiara verso i viaggiatori.
Il portale ufficiale ETIAS (travel-europe.europa.eu) è la fonte da indicare ai clienti per la richiesta dell'autorizzazione. La domanda può essere presentata direttamente dal viaggiatore oppure, per sua esplicita delega, da un intermediario commerciale di fiducia attraverso il portale ufficiale o l'app dedicata.
Come gestire le comunicazioni ai clienti con un gestionale aggiornato
La gestione delle comunicazioni pre-partenza è uno dei punti operativi più critici in questo contesto. Le agenzie che lavorano con sistemi gestionali strutturati possono automatizzare l'invio di promemoria documentali su base temporale — ad esempio, una notifica automatica 21 giorni prima della partenza con checklist personalizzata per nazionalità del passeggero.
TripMaster, il gestionale per agenzie e tour operator sviluppato su tripmaster.cloud, include un modulo di mailing list e comunicazione che permette di configurare messaggi automatici legati allo stato della prenotazione e alla data di partenza. In un contesto come quello EES/ETIAS, dove la tempistica della comunicazione è determinante, avere questi flussi configurati nel gestionale — piuttosto che gestirli manualmente — riduce il rischio di omissioni e semplifica il lavoro degli agenti.
Conclusione
EES ed ETIAS non sono più una novità all'orizzonte: l'EES è già operativo, l'ETIAS arriverà nell'ultimo trimestre del 2026. Il rischio principale per le agenzie non è di tipo sanzionatorio, ma operativo e reputazionale: clienti non informati, imbarchi negati, ritardi ai confini, contenziosi contrattuali.
Aggiornare la documentazione pre-contrattuale, formare il personale, rivedere i timing dei programmi con componente extra-UE e automatizzare le comunicazioni pre-partenza sono le quattro azioni prioritarie. Le agenzie che si muovono adesso — prima dell'entrata in vigore dell'ETIAS — hanno il tempo di farlo con calma e metodo.