Gratuità gruppi per agenzia in TripMaster: condizioni diverse sullo stesso listino, applicate in automatico
Gestire le gratuità sui gruppi è uno dei compiti più soggetti all'errore manuale nella vita quotidiana di un tour operator. Non perché il principio sia complicato — "1 posto gratis ogni N paganti" è un concetto semplice — ma perché le condizioni reali sono raramente uniformi: un'agenzia storica ha una soglia più bassa, una nuova partnership ha una finestra promozionale limitata, le agenzie standard seguono le condizioni di listino. Finché queste differenze si gestiscono a mente, su un foglio separato o via email, il rischio di applicare il profilo sbagliato a un ordine è costante.
TripMaster ha affrontato questo problema con una logica precisa: tutte le condizioni di gratuità — anche quelle negoziate agenzia per agenzia — vivono dentro il listino, e il sistema sceglie e applica il profilo corretto in modo automatico, sia in fase di quotazione sia alla generazione dell'ordine.
Il problema: condizioni diverse, gestione fuori sistema
Un tour operator che lavora con reti di agenzie si trova spesso a concedere condizioni di gratuità differenziate. Non è una prassi eccezionale: è la normalità del B2B nel turismo organizzato. Un'agenzia che porta volumi elevati ottiene "1 gratis ogni 15", un'agenzia ordinaria segue la regola generale di "1 ogni 20", un'agenzia partner durante un periodo promozionale ha condizioni ancora diverse, valide solo per le prenotazioni ricevute entro una certa data.
Il problema non è la trattativa — è la gestione operativa di ciò che si è negoziato.
Nella pratica più comune, queste condizioni venivano annotate fuori dal gestionale: un file Excel, una nota nel CRM, una comunicazione interna. Chi elaborava il preventivo doveva ricordare quale agenzia aveva quale profilo, applicare manualmente la gratuità nel calcolo e sperare che nessun collega elaborasse la stessa pratica con i parametri standard. I margini di errore erano reali: gratuità non applicate (cliente insoddisfatto), gratuità applicate due volte (perdita di margine), confusione su quale versione del foglio fosse quella aggiornata.
Il punto critico non è tanto l'errore singolo quanto la sistematicità del rischio: ogni ordine gruppo che coinvolge un'agenzia con condizioni particolari è un'occasione in cui il sistema non aiuta, perché quelle condizioni non ci sono dentro.
Cosa introduce TripMaster: profili per agenzia sullo stesso listino
La funzione introdotta a settembre 2026 permette di definire, su un singolo listino di formato Gruppo, più profili di gratuità con lo stesso scaglione pax ma condizioni diverse, differenziati per agenzia e per finestra temporale di prenotazione.
In pratica: su un listino che già prevede il profilo standard "1 gratis ogni 20 pax per tutti", si possono aggiungere:
- un profilo specifico per l'agenzia A: "1 ogni 15, valido per prenotazioni dal 1° ottobre al 31 dicembre 2026";
- un profilo specifico per l'agenzia B: "1 ogni 12, senza scadenza";
- il profilo generico che continua a coprire tutte le altre agenzie.
Ogni profilo ha i propri parametri indipendenti: soglia "1 ogni N quote", tetto massimo di gratuità per ordine, base di conteggio (quote intere pagate), filtri "Valido per" (periodi, trattamenti, pacchetti). La finestra "Valido dal/al" si applica alla data di prenotazione, non alla data del soggiorno: questo permette di gestire promozioni temporanee senza toccare le condizioni standard.
Il motore di calcolo segue una logica di specificità: al momento del preventivo o della generazione dell'ordine, TripMaster verifica l'intestatario della pratica e seleziona il profilo più specifico disponibile. Se esiste un profilo per quell'agenzia, viene applicato; altrimenti si applica il profilo generico. Nessuna scelta manuale da parte dell'operatore.
Come funziona in pratica: tre scenari d'uso
Scenario 1 — Agenzia con condizioni preferenziali stabili
Un tour operator ha negoziato con un'agenzia partner una soglia di gratuità ridotta valida per l'intera stagione. Configura sul listino un profilo dedicato a quell'agenzia, con "1 gratis ogni 15 quote" e un tetto di 2 gratuità per ordine. Nessun'altra agenzia vede o beneficia di quel profilo.
Quando un operatore dell'agenzia partner accede al portale e compone un preventivo gruppo, il motore riconosce l'intestatario, carica il profilo dedicato e mostra già in quotazione multicamera la gratuità maturata sulla combinazione scelta. Il cliente dell'agenzia vede il prezzo corretto senza che nessuno abbia fatto calcoli a mano.
Scenario 2 — Promozione temporanea per un'agenzia
In occasione di una fiera di settore, il tour operator vuole offrire a un'agenzia specifica condizioni migliori sulle prenotazioni ricevute entro il 31 ottobre 2026. Aggiunge sul listino un profilo per quell'agenzia con finestra "Valido dal 1° ottobre al 31 ottobre 2026". Dal 1° novembre, quel profilo scade automaticamente e l'agenzia torna al profilo standard, senza che nessuno debba ricordarsi di "togliere" l'eccezione.
Scenario 3 — Rete agenzie con tre livelli di condizione
Un operatore con una rete strutturata configura tre profili sullo stesso listino:
- Livello Gold (agenzia A, agenzia C): "1 ogni 12";
- Livello Silver (agenzia B, agenzia D): "1 ogni 16";
- Livello Standard (tutte le altre): "1 ogni 20".
Ogni preventivo elaborato da qualunque agenzia della rete riceve il profilo corretto. L'operatore del tour operator non deve intervenire né verificare: la logica è nel listino.
La coerenza tra quotazione e ordine
Un aspetto rilevante dal punto di vista operativo è che il profilo selezionato in fase di quotazione è lo stesso che viene applicato quando l'ordine viene confermato. Non c'è un ricalcolo diverso, non ci sono arrotondamenti diversi, non c'è un "il preventivo diceva X ma l'ordine ha calcolato Y".
Questo vale anche quando la stessa struttura listino viene usata da più operatori in backoffice o quando l'agenzia accede al portale web: il motore è unico, le regole sono quelle del listino, il profilo è determinato dall'intestatario.
La gratuità maturata compare nella griglia di confronto delle quotazioni con la riga dedicata "Gratuità pax" e rientra direttamente nei totali, esattamente come sconti e riduzioni. Il totale che il cliente dell'agenzia vede in preventivo è già il netto reale.
Cosa cambia per il tour operator
L'impatto pratico di questa funzione si misura su tre dimensioni.
Riduzione degli errori di prezzo. Finché le condizioni di gratuità differenziate esistono solo fuori dal gestionale, ogni preventivo è una fonte di rischio. Portare quelle condizioni dentro il listino, con una logica automatica di selezione, rimuove la dipendenza dalla memoria o dall'attenzione dell'operatore.
Scalabilità della rete agenzie. Una rete che cresce porta con sé più eccezioni e più condizioni particolari. Un sistema che regge tre profili regge anche venti, perché la complessità non si scarica sull'operatore ma sul motore. Aggiungere una nuova agenzia con condizioni proprie significa aggiungere un profilo al listino, non aggiornare un foglio Excel e inviare una circolare interna.
Tracciabilità delle condizioni applicate. Ogni ordine registra quale profilo è stato applicato e perché. In caso di contestazione — "mi avete calcolato la gratuità sbagliata" — la risposta è nel sistema, non in uno scambio di email.
Per le agenzie che usano il portale web di TripMaster, l'effetto è trasparente: il preventivo che costruiscono riflette già le condizioni che il tour operator ha riservato loro, senza che debbano chiederle o aspettare una conferma telefonica.
Configurazione: dove trovare la funzione
I profili per agenzia si configurano nella tab Gruppo del listino, nella stessa sezione in cui si definiscono gli altri profili di gratuità per scaglione pax. La struttura è coerente con quella già introdotta per i profili multi-scaglione: ogni riga profilo ha i propri parametri, e i filtri "Valido per" — inclusa la finestra temporale sulla data di prenotazione — sono accessibili per ogni profilo in modo indipendente.
Non è richiesta nessuna configurazione aggiuntiva sull'anagrafica agenzia: il collegamento tra profilo e intestatario dell'ordine avviene tramite il soggetto già presente nel sistema.
Per i tour operator che lavorano con reti di agenzie e hanno condizioni differenziate attualmente gestite fuori dal gestionale, questa è l'occasione concreta per centralizzare quelle regole e renderle operative. Il team di supporto TripMaster è disponibile per assistere nella migrazione delle condizioni esistenti verso la nuova struttura a profili.