Gratuità sui gruppi configurabile a listino: meno calcoli manuali, meno errori di prezzo
Chi lavora regolarmente con i gruppi conosce bene la meccanica delle gratuità: il fornitore concede un posto libero ogni tot partecipanti paganti, l'agenzia può trasferire quel beneficio al cliente in tutto o in parte, oppure trattenere la differenza come margine. Semplice da spiegare, meno semplice da gestire correttamente in ogni ordine, soprattutto quando i gruppi si moltiplicano e le condizioni cambiano da contratto a contratto.
Fino a oggi, in assenza di uno strumento dedicato, il calcolo della gratuità avveniva spesso fuori dal gestionale: un foglio di calcolo parallelo, una nota a margine dell'ordine, un'approssimazione a memoria. Il risultato pratico era prevedibile: prezzi finali non sempre allineati alle condizioni contrattuali, margini erosi senza che l'errore fosse immediatamente visibile, e difficoltà nel verificare a posteriori come era stato costruito il prezzo.
Con l'aggiornamento di agosto 2026, TripMaster introduce la configurazione della gratuità gruppi direttamente sul listino, con gestione separata per fornitore, agenzia e cliente e applicazione automatica nel dettaglio prezzi di ogni ordine.
Il problema: la gratuità è una condizione contrattuale, non uno sconto
La gratuità sui gruppi non è uno sconto applicato a posteriori: è una condizione strutturale del contratto con il fornitore, che modifica il costo netto del gruppo già in fase di quotazione. Trattarla come uno sconto manuale — aggiungendo una riga di riduzione sull'ordine — introduce due rischi distinti.
Il primo è l'errore di calcolo. La soglia "1 gratis ogni 15 pax" comporta che con 15 partecipanti il costo si spalma su 14 quote effettive, con 30 su 28, con 45 su 42. Chi costruisce il prezzo a mano deve ricordarsi di aggiornare il calcolo ogni volta che il numero di iscritti cambia durante la fase di opzione. Non sempre accade.
Il secondo è la disomogeneità tra le condizioni. Il fornitore concede una gratuità sul proprio costo; l'agenzia può decidere di girare la stessa gratuità al cliente, oppure di applicarne una diversa (ad esempio 1 gratis ogni 20, più conservativa), oppure di non trasferirla affatto e usarla come leva di margine. Queste tre soglie — fornitore, agenzia, cliente — sono indipendenti e devono poter essere configurate separatamente. Gestirle con sconti manuali non garantisce questa separazione e rende il dettaglio prezzi poco leggibile sia internamente sia in fase di controllo.
Come funziona la configurazione sul listino
Sui listini di formato Gruppo in TripMaster è ora disponibile una sezione dedicata alla gratuità, in cui è possibile impostare tre soglie distinte:
- Soglia fornitore: quanti pax paganti danno diritto a un posto gratuito sul costo di acquisto. Riflette le condizioni del contratto con il fornitore e incide direttamente sul costo netto.
- Soglia agenzia: quanti pax paganti danno diritto a un posto gratuito nel calcolo interno del margine. Può coincidere con la soglia fornitore o essere diversa.
- Soglia cliente: quanti pax paganti danno diritto a un posto gratuito nel prezzo venduto al cliente finale. Determina la quota pro capite visibile sul preventivo e sulla conferma d'ordine.
Le tre soglie possono essere uguali — ad esempio tutte a "1 ogni 15" quando si trasferisce integralmente il beneficio — o differenziate. Un caso frequente è la scelta di trasferire la gratuità al cliente con una soglia più ampia rispetto a quella ottenuta dal fornitore (ad esempio: fornitore concede 1 ogni 10, l'agenzia trasferisce 1 ogni 15), trattenendo la differenza come margine di gruppo.
La configurazione avviene una volta sola sul listino e vale per tutte le prenotazioni che lo utilizzano. Non è necessario intervenire su ogni ordine.
Cosa succede nell'ordine: il calcolo automatico
Una volta configurate le soglie sul listino, il comportamento nel dettaglio prezzi dell'ordine è completamente automatizzato.
Calcolo al variare del numero di pax. Quando l'operatore inserisce o aggiorna il numero di partecipanti nell'ordine, TripMaster ricalcola in tempo reale le gratuità spettanti per ciascuna delle tre soglie. Se un gruppo passa da 14 a 15 iscritti e la soglia cliente è "1 ogni 15", il sistema aggiorna automaticamente la quota pro capite senza bisogno di intervenire manualmente.
Nessuno sconto manuale. La gratuità non compare come riga di sconto: viene integrata nel calcolo del prezzo pro capite, rendendo il dettaglio prezzi più pulito e la logica più trasparente. Chi controlla l'ordine vede direttamente la quota risultante, non una sequenza di aggiunte e riduzioni.
Nessuna configurazione per singolo ordine. Le condizioni sono ereditate dal listino. Questo è particolarmente rilevante quando più operatori lavorano sullo stesso prodotto: la soglia è unica e condivisa, non lasciata alla discrezione di chi compila l'ordine.
Scenari d'uso concreti
Gruppo con condizioni simmetriche
Un tour operator organizza un viaggio studio con pullman e hotel. Il fornitore hotel concede 1 camera gratuita ogni 20 pax. Il tour operator decide di trasferire integralmente questa condizione al cliente. Le tre soglie vengono impostate allo stesso valore: 1 ogni 20. Con 40 partecipanti, il sistema calcola 2 gratuità sia lato costo sia lato ricavo; la quota pro capite viene distribuita su 38 unità paganti.
Gruppo con margine di gratuità trattenuto
Un'agenzia organizza una partenza garantita su un contratto alberghiero che prevede 1 posto gratuito ogni 10 pax. L'agenzia decide di non trasferire questa condizione al cliente e di usarla come leva di margine: la soglia cliente viene lasciata vuota (nessuna gratuità al cliente). Con 20 iscritti, il costo fornitore si spalma su 18 quote effettive, ma il cliente paga la quota intera su 20 persone. Il margine aggiuntivo è visibile nel dettaglio prezzi dell'ordine e non richiede nessun calcolo esterno.
Gruppo con soglie asimmetriche
Un'agenzia specializzata in viaggi incentive negozia condizioni particolarmente favorevoli: 1 posto gratuito ogni 8 pax. Non vuole trasferire l'intera gratuità al cliente, ma vuole comunque offrire una condizione competitiva: imposta la soglia cliente a 1 ogni 12. Con 24 partecipanti, il sistema gestisce 3 gratuità lato fornitore e 2 lato cliente, calcolando correttamente sia il costo netto sia il prezzo di vendita.
Cosa cambia nella gestione quotidiana
Il beneficio più immediato è la riduzione degli errori di prezzo. Quando la soglia è configurata sul listino e il calcolo è automatico, l'errore umano nel conteggio delle gratuità è eliminato alla radice. Non esistono più ordini in cui la gratuità è stata dimenticata, applicata parzialmente o calcolata su un numero di pax non aggiornato.
Il secondo beneficio riguarda la trasparenza interna. Il dettaglio prezzi dell'ordine rispecchia esattamente le condizioni contrattuali configurate: chiunque apra l'ordine — l'operatore che lo ha creato, il responsabile che lo controlla, il commerciale che lo rivede in fase di rinnovo — può verificare immediatamente la logica del prezzo senza dover ricostruire il calcolo.
Il terzo aspetto riguarda la scalabilità. Un'agenzia che gestisce dieci partenze di gruppo con condizioni diverse ha dieci listini con soglie diverse, e ogni ordine eredita automaticamente le condizioni corrette. Aggiungere una partenza non significa aggiungere un altro foglio di calcolo da tenere aggiornato in parallelo.
Una nota operativa sulla configurazione
La funzione è disponibile su tutti i listini di formato Gruppo. La configurazione richiede di accedere alla sezione prezzi del listino e di valorizzare i campi di soglia per le tre dimensioni (fornitore, agenzia, cliente). Se una soglia non viene valorizzata, TripMaster interpreta l'assenza come assenza di gratuità per quella dimensione — comportamento coerente con i casi in cui il fornitore non prevede condizioni di gruppo o in cui l'agenzia non trasferisce nulla al cliente.
Chi utilizza già listini di gruppo preesistenti può aggiungere la configurazione in qualsiasi momento: i nuovi ordini creati dopo la configurazione erediteranno le soglie; gli ordini già esistenti non vengono modificati retroattivamente.
Per chi vuole approfondire la configurazione o verificare il comportamento su un listino esistente, il team di supporto TripMaster è disponibile per una sessione di verifica operativa.