Motore gratuità gruppi in TripMaster: quote intere, camera giusta e regole MinPax per un prezzo sempre corretto
Gestire le gratuità su un gruppo è uno di quei passaggi in cui un'agenzia o un tour operator può perdere margine senza accorgersene — o, peggio, proporre al cliente un prezzo sbagliato che poi deve rinegoziare. Il problema non è la logica in sé ("1 posto gratis ogni N partecipanti"), ma tutti i dettagli che si annidano intorno: cosa si conta come "partecipante", su quale camera matura la gratuità, come si trattano i bambini in terzo letto, e a che punto del flusso di lavoro si vede il risultato.
Con il rilascio di agosto 2026, TripMaster ha aggiornato il motore di calcolo delle gratuità su tre fronti strettamente collegati: il passaggio dal conteggio per teste al conteggio per quote intere pagate, la logica di attribuzione della gratuità alla camera corretta, e una revisione completa delle esclusioni dal minimo partecipanti tramite griglia per categoria e posizione letto. I tre aggiornamenti sono progettati per lavorare insieme; questo articolo li descrive uno per uno e mostra come si combinano nella pratica.
Il problema del conteggio per teste
Il modello più diffuso per le gratuità di gruppo è "1 posto gratis ogni N pax". In apparenza semplice, diventa ambiguo non appena il gruppo include sistemazioni miste: una singola uso singolo, un'altra doppia con un bambino in terzo letto, una tripla con adulti.
Se si contano le teste, il bambino in terzo letto vale quanto un adulto in camera doppia standard. Se si contano le quote pagate (ovvero i posti che generano ricavo pieno), il risultato cambia: i letti aggiuntivi in riduzione non contribuiscono alla soglia, e nemmeno le gratuità già maturate su altri servizi.
Il vecchio motore di TripMaster contava le teste. Questo creava situazioni in cui la soglia risultava raggiunta "formalmente" ma il ricavo effettivo non la giustificava — e il responsabile della pratica doveva correggere a mano.
Con l'aggiornamento di agosto, il conteggio passa alle quote intere pagate. I letti aggiuntivi in riduzione non entrano nel calcolo. La camera singola è configurabile separatamente per ciascuno dei tre livelli (fornitore, agenzia, cliente), così l'agenzia può applicare regole diverse a seconda di come il singolo viene trattato commercialmente.
La configurazione avviene in una tab dedicata del listino, accessibile già in fase di setup dell'offerta. Non serve intervenire sull'ordine: le regole sono definite una volta a listino e il motore le applica automaticamente a ogni pratica che usa quel listino.
Su quale camera matura la gratuità
Definire la soglia è solo il primo passo. Il secondo è capire dove applicare il valore della gratuità quando la soglia viene raggiunta.
La logica corretta è: la gratuità matura sulla camera che completa la soglia, e il suo valore è quello della quota di quella specifica camera. Non una quota media, non la quota più economica del gruppo: la quota della camera che ha chiuso il conteggio.
Questo dettaglio ha conseguenze concrete sul prezzo finale. Se la decima persona (che completa la soglia "1 ogni 10") è in una camera doppia superior, la gratuità vale la quota della doppia superior — non quella di una doppia standard.
TripMaster applica questa logica in modo automatico. In quotazione, la riga "Gratuità pax" compare nel dettaglio della camera selezionata e l'importo entra direttamente nei totali dei candidati — nella stessa griglia dove già compaiono sconti e riduzioni. La riga della sistemazione selezionata è evidenziata dal checkbox, così l'operatore vede immediatamente su quale camera sta maturando il vantaggio.
Il ricalcolo è live: ogni volta che si cambia la combinazione di camere nella ricerca quotazione multicamera, la gratuità viene ricalcolata istantaneamente con lo stesso motore che gestisce l'ordine confermato. Non ci sono due motori di calcolo separati da allineare manualmente: quello che vedi in quotazione è quello che trovi nell'ordine.
Anteprima del piano economico prima della conferma
La visibilità in fase di quotazione risolve uno dei problemi pratici più comuni nella gestione gruppi: il responsabile pratica che compila il preventivo non sa con certezza se e dove matura la gratuità, e lascia la verifica al momento della conferma.
Con la griglia integrata in quotazione, il confronto tra combinazioni di camere include già la gratuità. Se si propone al cliente due configurazioni — per esempio "9 doppie + 1 singola" versus "8 doppie + 1 tripla" — la differenza di prezzo netto è visibile immediatamente, gratuità inclusa. Questo permette di costruire preventivi più accurati e di argomentare le scelte di sistemazione con dati concreti.
Esclusioni MinPax: dalla lista di interruttori alla griglia per categoria
Il terzo aggiornamento riguarda le esclusioni dal conteggio del minimo partecipanti sui listini di formato Gruppo.
Il problema è noto a chiunque gestisca gruppi con bambini: se il contratto con il fornitore prevede un minimo di 10 adulti paganti, i bambini non dovrebbero entrare nel conteggio del MinPax. Ma quali bambini? Solo gli Infant? Anche i Child? E il Child in terzo letto conta diversamente dal Child in letto supplementare?
Fino all'aggiornamento, TripMaster gestiva le esclusioni con tre interruttori semplici (una voce per Infant, una per Child, una per Junior). Funzionale per i casi base, ma insufficiente per contratti con regole più granulari.
Il nuovo sistema sostituisce gli interruttori con una griglia di regole configurabile, con due dimensioni:
- Categoria pax: Infant, Child, Junior, e — se necessario — anche Adulti in casi specifici.
- Posizione letto (opzionale): il terzo letto, il letto supplementare, o qualsiasi posizione configurata nel listino.
La combinazione delle due dimensioni permette di esprimere regole come "escludi i Child in terzo letto dal MinPax, ma conta i Child in camera doppia standard". Regole di questo tipo sono frequenti nei contratti con villaggi vacanze e strutture che gestiscono famiglie.
Come il motore valuta le posizioni letto
Il motore non si limita a leggere la categoria sulla prenotazione: valuta le posizioni letto reali della sistemazione al momento del calcolo. Se una camera ha due adulti e un bambino classificato come "terzo letto" dalla configurazione camere, il motore lo tratta come tale. Se invece lo stesso bambino è l'unico occupante di una doppia (per qualsiasi motivo), la posizione letto cambia e la regola di esclusione potrebbe non applicarsi.
Questo approccio è più robusto rispetto a un'esclusione basata solo sulla categoria, perché riflette la struttura effettiva dell'ordine piuttosto che un'etichetta astratta.
Il sistema avvisa anche in fase di quotazione quando la combinazione di camere selezionata resta sotto il minimo partecipanti dopo aver applicato le esclusioni. L'operatore vede l'avviso prima di procedere, senza dover attendere l'eventuale blocco in fase di conferma.
Le esclusioni non riducono più le gratuità
C'è un'ulteriore modifica che vale la pena segnalare esplicitamente: con il nuovo motore, le esclusioni dal MinPax non riducono più le gratuità.
Nel vecchio sistema, un pax escluso dal conteggio del minimo veniva talvolta escluso anche dal conteggio per la maturazione delle gratuità. Il risultato era un'incongruenza: il bambino in terzo letto non contava per il MinPax (corretto) ma non contribuiva nemmeno alla soglia gratuità (spesso non corretto, perché genera comunque ricavo).
Con l'aggiornamento, le due logiche sono separate. Le esclusioni MinPax governano solo la verifica del minimo partecipanti; la maturazione delle gratuità resta basata sulle quote intere pagate, secondo la configurazione del listino. I due meccanismi usano parametri distinti e non si interferiscono.
Come si configurano le regole nel listino
Dal punto di vista operativo, tutte e tre le funzionalità descritte si impostano nel listino di formato Gruppo, in una tab dedicata. Non è necessario intervenire sugli ordini già esistenti basati su quel listino: le modifiche al listino si applicano ai nuovi ordini; gli ordini già confermati mantengono i calcoli con le regole attive al momento della conferma.
Il flusso di configurazione tipico è:
- Aprire il listino di formato Gruppo.
- Nella tab gratuità: definire la soglia "1 ogni N quote intere pagate", specificare come trattare la camera singola per fornitore, agenzia e cliente.
- Nella tab MinPax: configurare la griglia esclusioni per categoria × posizione letto.
- Salvare il listino.
Da quel momento, ogni nuova quotazione su quel listino usa le nuove regole. Il sistema ricalcola live nella griglia di ricerca multicamera e riporta il risultato nella sezione prezzi dell'ordine con la stessa formula.
Non è richiesta alcuna configurazione aggiuntiva per l'anteprima in quotazione o per la riga "Gratuità pax" nel dettaglio: compaiono automaticamente non appena il listino ha una soglia gratuità definita.
Cosa cambia nella pratica per chi gestisce gruppi
Mettendo insieme i tre aggiornamenti, il flusso di lavoro per un gruppo tipo cambia in modo sostanziale su tre punti:
Preventivo più preciso fin dal primo invio. L'operatore vede la gratuità nella griglia di quotazione multicamera, ricalcolata live su ogni combinazione provata. Il preventivo inviato al cliente può già includere l'effetto della gratuità senza passaggi manuali intermedi.
Meno correzioni in fase di conferma. Il vecchio ciclo — calcolo manuale della gratuità, sconto inserito a mano, verifica del responsabile prima della conferma — si riduce. Il motore gestisce il calcolo; il responsabile verifica il risultato, non lo rifà.
Contratti con fornitori più complessi gestibili a listino. Le regole MinPax granulari permettono di tradurre in configurazione quello che finora richiedeva note operative o fogli di calcolo paralleli. Chi gestisce contratti con villaggi, parchi tematici o strutture con tariffe famiglia sa quanto questa distinzione pesi sull'operatività quotidiana.
Le funzionalità sono disponibili da agosto 2026 su tutti gli account TripMaster con modulo gruppi attivo. Per domande sulla configurazione specifica del proprio listino, il team di supporto è disponibile tramite i canali abituali.