Vuoto pieno ed extra allotment in TripMaster: conferma immediata, niente overbooking, disponibilità notte per notte
Per un tour operator che lavora con contratti alberghieri strutturati, la gestione delle camere comprate in vuoto pieno o promesse in allotment con release è uno dei punti operativi più delicati — e più costosi in termini di tempo e rischio. Fino ad ora, TripMaster non aveva una risposta nativa a questo problema: le disponibilità si tenevano a mente, su fogli esterni o con verifiche telefoniche continue. Con la release di ottobre 2026, questa lacuna è chiusa.
Il problema: tre telefonate per sapere se c'è posto
Chiunque abbia gestito un contratto di vuoto pieno sa come funziona nella pratica. Il tour operator acquista un blocco di camere — diciamo 10 doppie per tutta la stagione estiva — e le paga indipendentemente dall'effettivo utilizzo. In cambio ottiene tariffe nette più basse e la garanzia di disponibilità. Il contratto di allotment con release funziona diversamente: le camere sono riservate fino a una data di rilascio prefissata, dopo la quale quelle non vendute tornano all'hotel.
In entrambi i casi, il problema operativo è identico: chi prenota deve sapere in tempo reale quante camere sono ancora libere, notte per notte. Se questa informazione non è nel gestionale, accade inevitabilmente una di queste cose:
- L'operatore chiama l'hotel ogni volta che arriva una richiesta, per verificare la disponibilità residua.
- Le prenotazioni vengono inserite senza controllo automatico, affidandosi a un foglio Excel parallelo che si desincronizza nel giro di pochi giorni.
- Più persone in backoffice inseriscono ordini sulle stesse notti senza visibilità reciproca, con il risultato che si vende più di quanto si ha — overbooking sul proprio contingente, non sull'hotel.
Quando le agenzie partner accedono al portale e possono prenotare in autonomia, il problema si moltiplica: senza un controllo automatico sulla disponibilità, il portale diventa una fonte di rischio invece che uno strumento di efficienza.
Cosa introduce TripMaster a ottobre 2026
La nuova funzione si gestisce direttamente sul listino. Per ciascuna struttura, è ora possibile registrare le camere acquistate in vuoto pieno oppure quelle promesse dall'hotel in allotment con release. Le informazioni configurabili includono il numero di camere per tipologia, il periodo di validità del contratto e la data di release nel caso dell'allotment.
Sub-allocazione per singola agenzia
Accanto alla disponibilità complessiva, si può definire una sub-allocazione per agenzia: una quota del contingente riservata a uno o più partner specifici. Questo è essenziale quando un tour operator distribuisce il prodotto attraverso una rete di agenzie dettaglianti e vuole evitare che un singolo partner esaurisca l'intero stock. Ogni agenzia vede e prenota solo sul proprio sotto-contingente; il residuo non assegnato rimane nel pool generale.
Conferma immediata o su richiesta: la regola è automatica
Quando arriva una prenotazione — dal backoffice, da un'agenzia che usa il portale o dal cliente finale — TripMaster verifica in tempo reale se c'è disponibilità nel contingente per le notti richieste:
- Se la disponibilità c'è, la prenotazione riceve conferma immediata. Nessuna telefonata all'hotel, nessuna attesa.
- Se la disponibilità non c'è, la prenotazione resta su richiesta. Il sistema non blocca la vendita, ma segnala chiaramente che quella combinazione di notti richiede verifica manuale.
Questa logica vale in modo coerente su tutti i canali di inserimento: backoffice, portale agenzie, portale cliente finale. Non ci sono scenari in cui una prenotazione possa passare in confermato aggirando il controllo di disponibilità.
La pagina Giacenza: Gantt notte per notte
Per avere visibilità completa sull'utilizzo del contingente, TripMaster introduce una pagina Giacenza dedicata. La vista principale è un Gantt notte per notte che mostra, per ciascuna tipologia di camera:
- il numero di unità vendute;
- il numero di unità ancora libere;
- la ripartizione per agenzia, quando sono presenti sub-allocazioni.
Il Gantt permette di identificare a colpo d'occhio i buchi di venduto, i periodi in cui ci si avvicina al tetto del contingente e le notti in cui alcune agenzie hanno ancora disponibilità inutilizzata. È la base informativa per decidere se rilasciare camere in anticipo, aprire la vendita a canali aggiuntivi o rinegoziare il contratto con l'hotel per periodi specifici.
Come funziona nella pratica: due scenari concreti
Scenario 1 — Vuoto pieno, resort estivo, rete di agenzie partner
Un tour operator ha acquistato in vuoto pieno 15 camere doppie e 5 junior suite in un resort adriatico, da giugno a settembre. Il contratto non prevede release: le camere sono pagate comunque. La priorità è vendere il più possibile e tenere sotto controllo il residuo.
Sul listino vengono configurate le 20 camere complessive. Tre agenzie partner ricevono ciascuna una sub-allocazione di 4 doppie; le restanti 3 doppie e le 5 junior suite restano nel pool generale, prenotabile dal portale cliente e dal backoffice.
Quando l'agenzia A inserisce una prenotazione per 2 doppie dal 14 al 21 luglio, TripMaster scala la disponibilità in tempo reale sulle 7 notti interessate. La conferma è immediata. Se quella stessa settimana l'agenzia A tenta di prenotare altre 3 doppie ma ne ha già usate 4 delle sue 4 sub-allocate, la prenotazione resta su richiesta e l'operatore decide se attingere al pool residuo.
Nella pagina Giacenza, il responsabile commerciale vede a luglio quali agenzie hanno già saturato il contingente e quali hanno ancora camere libere — informazione utile per capire dove fare pressione commerciale nelle settimane successive.
Scenario 2 — Allotment con release, hotel montagna, stagione invernale
Un tour operator ha un allotment di 8 camere in un hotel in Val Gardena, con release a 21 giorni dall'arrivo. Le camere non confermate entro quella data tornano all'hotel.
Sul listino viene configurato l'allotment con la data di release. Le prenotazioni che arrivano con anticipo superiore ai 21 giorni ricevono conferma immediata, scalando le camere disponibili. Quando una prenotazione cade a meno di 21 giorni dall'arrivo e le camere non sono più garantite, TripMaster la imposta automaticamente su richiesta, perché la disponibilità deve essere verificata direttamente con l'hotel.
Il Gantt di giacenza mostra settimana per settimana quante camere sono vendute e quante restano libere, con evidenza del release incombente: una guida pratica per decidere se fare un'azione commerciale last minute o accettare di restituire il contingente.
Cosa cambia nel lavoro quotidiano
Il beneficio più diretto è la scomparsa della telefonata di verifica. Oggi, ogni volta che arriva una richiesta su un prodotto in vuoto pieno o allotment, qualcuno in agenzia deve controllare su un foglio, chiamare un collega o contattare l'hotel. Con la giacenza integrata nel listino, questo passaggio non serve più: il sistema risponde da solo, in modo affidabile e uguale su tutti i canali.
Il secondo beneficio riguarda il rischio di overbooking interno. Quando più persone lavorano sullo stesso prodotto — in backoffice e attraverso il portale — la sovrapposizione è un rischio reale. Il controllo automatico sulla disponibilità lo elimina strutturalmente, senza dipendere dalla disciplina del singolo operatore.
Il terzo aspetto è la visibilità commerciale. Il Gantt della giacenza trasforma un dato che prima era implicito — "quanto abbiamo venduto su quella struttura?" — in informazione esplicita e azionabile. Si può vedere in un'unica schermata dove si è ben coperti e dove restano buchi da riempire, settimana per settimana.
Per chi distribuisce attraverso agenzie partner, la sub-allocazione aggiunge un livello di controllo che prima richiedeva accordi informali e monitoraggio manuale: ogni agenzia lavora nel proprio spazio, senza poter sforare nel contingente altrui.
Una nota sul contesto contrattuale
Vale la pena ricordare che vuoto pieno e allotment con release hanno profili di rischio molto diversi per il tour operator. Nel vuoto pieno, il costo delle camere è certo e il rischio di invenduto è interamente a carico dell'operatore: tariffe nette più competitive, ma esposizione finanziaria proporzionale al volume contrattato. Nell'allotment con release, il rischio è più contenuto perché le camere non confermate entro la deadline tornano all'hotel senza penali (o con penali decrescenti secondo contratto).
La funzione in TripMaster gestisce entrambi i modelli senza differenze nell'interfaccia utente: la logica di conferma immediata vs. su richiesta si applica in modo coerente in entrambi i casi, con la data di release come parametro aggiuntivo nel secondo scenario.
La funzione è disponibile da ottobre 2026. Chi gestisce già contratti di vuoto pieno o allotment su fogli esterni può contattare il supporto TripMaster per configurare i listini esistenti e attivare la giacenza sulle strutture interessate.